Qu’entend-on par “dématérialisation des documents” ?
La dématérialisation des documents désigne l’ensemble des procédés permettant de convertir les documents papier en formats numériques, tout en garantissant leur accessibilité, leur sécurité et leur valeur légale.
1) Deux types de dématérialisation
- La dématérialisation simple : consiste à scanner un document pour le stocker sous format PDF.
- La dématérialisation native : le document est créé directement au format numérique (par exemple une facture électronique).
2) Un processus complet
Elle englobe la numérisation, l’indexation, le stockage, la recherche, la signature électronique et l’archivage sécurisé.
3) Un atout pour toutes les fonctions de l’entreprise
Comptabilité, RH, juridique, achats, commercial… Tous les services bénéficient d’un accès rapide et centralisé aux informations.
4) Une conformité renforcée
Les documents numériques doivent être conservés selon des normes précises pour garantir leur authenticité et leur valeur probante.