Le dossier clients

Le dossier client est l’un des dossiers qui crée le plus de tâches chronophages : signature de contrat, complétude des dossiers, gestions des envois, contrôle et relance de paiement, recherche de documents d’un même client…

La Ged permet de réduire drastiquement le temps consacré à ces opérations.

Les avantages de la dématérialisation du dossier clients sont multiples :

• Accédez rapidement aux informations clients.
• Réduisez et sécurisez vos espaces de stockages.
• Améliorez vos relations clients.
• Réduisez vos coûts et votre empreinte carbone.

En effet, grâce à la Ged, conservez tous vos documents de manière sécurisée et ayez accès à vos factures quand vous voulez, où vous le souhaitez. Toutes les informations relatives aux clients et vos documents sont archivés dans une base de données documentaires conforme au RGPD.

Un outil de Ged tel que Zeendoc sait s’adapter à vos méthodes de travail, c’est pourquoi il saura classer de manière presque automatique les données que vous récolterez (comme les références de vos factures, les différents clients, les types de documents reçus…).

Retrouver un document se fait en deux clics : gagnez du temps et donc de la productivité en évitant des tâches chronophages.

L’une de nos solutions, Zeendoc, fonctionne en mode Saas, c’est-à-dire à partir d’un simple navigateur web. Pour utiliser notre système de Ged, aucun logiciel nécessitant une installation particulière ou un service de maintenance n’est nécessaire.

Vous pouvez donc accéder à vos documents facilement que vous soyez en télétravail ou en déplacement. Retrouvez également la même interface, et les mêmes fonctionnalités de votre ordinateur sur votre tablette ou smartphone grâce à l’application Zeendoc. Adieu les documents perdus en déplacement !

Grâce à Zeendoc importez vos documents et mettez-les à dispositions des personnes concernées instantanément.

La Ged vous aide à vérifier la complétude de vos dossiers et saura reconnaître le lien entre les éléments d’un même dossier (bon de commande, bon de livraison, facture…). Plus besoin de vérifier plusieurs fois si votre dossier est complet ! Cela vous permettra d’avoir une base documentaire solide et fiable à laquelle vos commerciaux et gestionnaires de ventes auront accès : tout le monde a accès à la même information.

Facilitez la diffusion de document au sein de votre entreprise, ne perdez plus de temps à transférer vos mails, ou fichiers. Vous pouvez diffuser, annoter, valider et partager l’information en toute sécurité ! Cela renforce le travail collaboratif entre vos différents services car tout le monde a accès aux mêmes documents (et leurs différentes versions), facilement, et en toute sécurité.

Chacun son organisation et ses méthodes au travail... Afin de s’adapter à tous ses utilisateurs une solution de Ged comme Zeendoc simplifie au maximum la recherche de document.

Recherchez un document grâce à un mot clefs présent sur le document (grâce à son système de lecture automatique de document), par catégories de classement (devis, factures clients, bons de commandes…) ou bien grâce à des caractéristiques du document (nom du fichier, date, statut…).

Affinez vos recherches, combinez différents critères et méthodes de recherche et trouvez votre document en quelques secondes ! Zeendoc peut le retrouver quel que soit le système de classement/ d’organisation mis en place.

Accélérez le processus de signature de contrats commerciaux, depuis votre outil, vous pouvez sélectionner un document, puis son mode d’envoi : soit à l’ensemble des destinataires, soit de manière séquencée. Déterminez ensuite la durée de validité du document, puis envoyez-le. Chaque destinataire recevra son contrat par email, via un lien sécurisé.

Une fois que le destinataire a pu consulter et valider le contrat, un code d’authentification lui est communiqué par SMS afin qu’il garantisse son identité et signe électroniquement le document. Un outil tel que Zeendoc vous offre la possibilité de suivre l’état de vos dossiers : grâce au suivi en ligne, vous êtes informé en temps réel de l’avancement des contrats (en attente, signé, refusé). Une fois qu’un contrat est signé par l’ensemble des parties prenantes, il est automatiquement archivé dans votre système de Ged.

Les services comptables consacrent environ un tiers de leur temps à la saisie manuelle des factures : l’automatisation permet donc un gain de temps significatif. De plus, traiter des factures dématérialisées entraine un suivi de paiement et un traitement plus rapide de vos différents clients. Cela permet une diminution du délai moyen de paiement de facture : votre trésorerie vous remerciera !

Les solutions de GED sont modulables et s’adaptent à vos méthodes de travail. Vous avez la possibilité de mettre en place un processus de circulation qui facilite la validation des documents. Vos documents vivent dans votre GED, vous pouvez les annoter, les commenter, mettre en place des alertes ou bien des relances. Ces fonctionnalités ont été mises en place afin de réduire la durée de traitement des documents et d’accélérer le processus de facturation.

Toujours dans l’objectif de gagner du temps : vous pourrez envoyer instantanément toutes vos factures (en associant si besoin les documents liés).

Dites adieu à la saisie des factures et le risque d’erreur, les outils de GED tels que Zeendoc identifient automatiquement l’adresse de votre destinataire, qu’elle soit physique ou par email et lui envoie sa facture.

Notre logiciel saura classer automatiquement vos documents ! Grâce à ses technologies de lecture et de reconnaissance de document, sans aucune intervention humaine, il lira et retiendra le contenu des documents pour les classer selon les critères que vous aurez définis.

Comme vous le savez, un document déposé dans une solution de GED comme Zeendoc est stocké de manière sécurisée, en plus de cela notre logiciel vous permet d’avoir une traçabilité optimale de vos documents (vous pouvez visualiser s’ils ont été modifiés, quand, par qui, et retrouver vos différentes versions de documents). Vous avez la possibilité de mettre en place des alertes pour suivre en temps réel le traitement d’une facture par exemple : facture envoyée, consultée, non reçues… Cette fonctionnalité vous permet d’améliorer vos relations avec vos clients : plus d’erreurs, plus d’oubli et surtout, un processus accéléré !

Dès que vous déposez un document dans notre logiciel, celui-ci est horodaté et archivé : cela vous garantit son authenticité et son intégrité. Le document est dupliqué en format PDF/A (un format pdf conçu pour être archivé) et conservé dans sa version originale. Toutes les actions qui seront faites sur vos documents, tampon, commentaires... seront réalisées sur la copie du document, ainsi, l’original n’est pas impacté.

Pour vous assurer une conservation sûre de vos archives, sachez que tous vos documents sont stockés dans une base documentaire sécurisée et hébergée dans des data centers en France. 

Lorsque vous déposez votre facture dans Zeendoc, celle-ci est dématérialisée, classée et liée à l’ensemble des documents qui la justifie. Cela vous permet de retrouver/retracer en un seul clic la transaction (devis, bon de commande, bon de livraison). Vous pouvez donc justifier facilement et rapidement toutes vos transactions. De cette manière, vous créez un lien chronologique à votre processus de facturation et donc, vous donnez une valeur légale à vos envois électroniques.

Chaque document disponible sur Zeendoc se voit allouer une empreinte numérique unique, vous pouvez horodater chaque action (dépôt, envoi) du document, Zeendoc vous garantit l’intégrité et l’authenticité de votre document, tout en générant une version PDF A.