Comment mettre en place la dématérialisation du bulletin de paie ?
La dématérialisation du bulletin de paie consiste à remplacer le format papier par un bulletin électronique sécurisé, mis à disposition du salarié sur un espace personnel en ligne.
1) Obtenir le consentement du salarié
L’entreprise doit informer le salarié de son droit à refuser la dématérialisation. En l’absence d’opposition, le bulletin peut être remis au format électronique.
2) Choisir un espace de diffusion sécurisé
Les bulletins doivent être stockés dans un coffre-fort numérique personnel, garantissant la confidentialité, la disponibilité et la conservation pendant au moins 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié.
3) Automatiser la génération et l’envoi
Le logiciel RH ou de paie doit permettre la création automatique du fichier PDF signé, son dépôt dans le coffre-fort et la notification au salarié.
4) Garantir la conformité légale
La dématérialisation doit respecter le Code du travail et les normes de conservation électronique (NF Z42-013).