Comment bien choisir les documents à numériser avant de lancer sa GED ?
La première étape d’un projet de GED réussi consiste à bien définir quels documents intégrer. Tout numériser n’est ni utile ni rentable.
Voici les étapes essentielles pour une sélection intelligente et stratégique :
1) Identifier les documents essentiels
Commencez par recenser les types de documents produits ou reçus par votre entreprise : factures, contrats, bulletins de paie, rapports, bons de commande, etc. Chaque service doit établir une liste selon son activité et ses obligations légales.
2) Évaluer la valeur documentaire
Chaque fichier doit être évalué selon sa valeur :
- Légale ou probante (contrats, factures, bulletins de salaire)
- Opérationnelle (procédures, rapports internes)
- Historique ou stratégique (études, correspondances importantes)
3) Trier et nettoyer avant intégration
Supprimez les doublons, gardez les dernières versions, convertissez les fichiers dans un format stable (PDF, XML…). Ce nettoyage garantit la cohérence du futur espace documentaire.
4) Indexer et classer efficacement
L’indexation est la clé : attribuez à chaque document des métadonnées (type, service, date, client, etc.) pour faciliter la recherche et la traçabilité.
