Comment archiver correctement ses documents grâce à la GED ?
L’archivage est une étape fondamentale de la gestion documentaire. Une bonne stratégie d’archivage garantit la conservation, la conformité et la valorisation des informations de l’entreprise.
1) Définir les durées de conservation
Chaque type de document (contrat, facture, bulletin de paie, pièce comptable) possède une durée légale spécifique. La GED permet d’automatiser ces règles pour éviter toute erreur ou suppression prématurée.
2) Classer selon une arborescence claire
Organisez vos archives par thème, service, année ou type de document. Une nomenclature homogène facilite les recherches futures.
3) Sécuriser les accès
Les documents archivés peuvent contenir des données sensibles. La GED doit permettre un contrôle strict des droits d’accès et des consultations.
4) Garantir la valeur probante
L’archivage électronique doit respecter les normes en vigueur (NF Z42-013 ou équivalent) afin que les fichiers aient la même valeur juridique que les originaux papier.
5) Prévoir la pérennité des formats
Les fichiers doivent être conservés dans des formats ouverts (PDF/A, XML, CSV) pour garantir leur lisibilité dans le temps.