Classement intelligent des documents : gagnez en efficacité dès aujourd’hui

Des recherches inefficaces, un coût caché

Dans de nombreuses entreprises, retrouver un document peut devenir un véritable casse-tête. Et ce n’est pas anodin : selon une étude du McKinsey Global Institute, près de 20 % du temps de travail des collaborateurs est consacré à la recherche et à la collecte d’informations. Cela représente environ 1h30 par jour par salarié – un temps qui pourrait être bien mieux utilisé.

Gagnez du temps grâce à l'automatisation et à l'intelligence artificielle

Aujourd’hui, il existe des solutions numériques capables d’organiser automatiquement les documents, de les indexer dès leur arrivée et de les rendre accessibles en quelques secondes via une recherche intelligente. Ces outils combinent IA, reconnaissance de texte, et analyse sémantique pour offrir une expérience de recherche rapide, fluide et pertinente.

Rechercher un document ne devrait plus être une épreuve !

Voici quelques obstacles que rencontrent encore de nombreuses entreprises :

1. Des documents dispersés : entre papiers, disques durs locaux, e-mails, et clouds multiples, l’information est partout… sauf au bon endroit.
2. Des silos d'information : certains documents restent inaccessibles à ceux qui en ont besoin, provoquant retards et doublons.
3. Un classement chaotique : noms de fichiers ambigus, dossiers sans logique, versions obsolètes…
4. Des recherches manuelles inefficaces : sans outil adapté, retrouver un document revient à chercher une aiguille dans une botte de foin.

GED et IA : une nouvelle approche pour une gestion documentaire maîtrisée

La gestion électronique des documents (GED) permet de centraliser l’information, de la sécuriser, et surtout de la rendre facilement exploitable par tous les collaborateurs habilités. Les atouts sont nombreux :

• Centralisation

Tous les documents sont réunis dans un espace unique, sécurisé, accessible selon les droits définis.

• Organisation logique

Les documents sont automatiquement classés selon leur contenu ou leur nature (factures, contrats, courriers…).

• Automatisation

Grâce à l’intelligence artificielle, les documents sont analysés à leur dépôt et rangés dans les bons dossiers sans intervention humaine.

• Recherche avancée

Recherchez par mot-clé, filtrez par date, type, responsable, ou même contenu. La recherche sémantique vous aide à trouver même sans libellé exact.

• Traçabilité et responsabilité

Chaque document peut être rattaché à un responsable identifié. Plus de perte d'information, et un suivi facilité.

• Sécurité renforcée

Des droits d’accès granulaires assurent la confidentialité des documents sensibles.

Des technologies au service de votre efficacité

Pour fluidifier la recherche documentaire, plusieurs briques technologiques sont aujourd’hui combinées :

• OCR – Reconnaissance optique de caractères

Cette technologie transforme les documents papier (ou PDF) en fichiers numériques exploitables. Chaque mot devient indexable, facilitant la recherche et la réutilisation.

• ICR – Reconnaissance intelligente de l'écriture manuscrite

Allant plus loin que l’OCR, l’ICR reconnaît les écritures manuscrites (comme sur les bons de livraison ou notes de frais) et apprend à s’adapter pour améliorer continuellement la précision.

• IA & Machine Learning

Grâce à l’IA, l’indexation est instantanée, même sur des documents complexes. Les informations clés (montants, dates, fournisseurs, références…) sont extraites automatiquement.

• LAD/RAD – Lecture et reconnaissance automatique

Couplée à l’OCR, cette technologie permet de traiter des documents structurés ou semi-structurés de façon autonome. Factures, courriers, contrats… sont classés, nommés et intégrés dans les bons processus.

Des cas d’usage concrets

• Numérisation des archives

Des années de dossiers papier peuvent être transformées en une base de données consultable, libérant de l’espace et facilitant l’accès à l’information.

• Gestion automatisée des factures

Chaque facture reçue est automatiquement analysée : les données sont extraites et peuvent être intégrées dans un ERP ou un logiciel comptable. Fini la saisie manuelle.

• Archivage des contrats

Les termes clés sont identifiés automatiquement (signataires, dates, clauses importantes). Vous pouvez retrouver un contrat en quelques secondes et activer des rappels pour les échéances critiques.

• Traitement du courrier entrant

Les courriers scannés sont analysés dès leur réception et automatiquement dirigés vers les bons interlocuteurs dans l’entreprise, avec suivi et traçabilité intégrés.

Les bénéfices concrets pour votre entreprise

La digitalisation et l’automatisation des processus documentaires ne sont plus une option, mais une nécessité pour les entreprises modernes. Grâce aux solutions de GED intelligentes et aux technologies comme l’OCR, l’ICR ou l’indexation automatique, il devient enfin possible de dire adieu aux recherches interminables et aux documents introuvables.

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