Restez en conformité avec la réglementation en toute simplicité

Les obligations légales liées à la gestion documentaire et à la facturation électronique évoluent rapidement. Pour les entreprises, il devient indispensable de sécuriser leurs documents, de respecter les durées de conservation et d’assurer une traçabilité irréprochable. Une solution de gestion électronique de documents (GED) permet d’anticiper ces changements et de garantir une conformité totale avec le RGPD et les nouvelles exigences fiscales, tout en allégeant vos processus internes.

La conformité réglementaire : un enjeu stratégique pour toutes les entreprises

Ignorer les règles en vigueur peut coûter cher : amendes, litiges juridiques, perte de confiance des clients, voire atteinte à la réputation. Mais se conformer n’est pas qu’une obligation, c’est aussi un gage de fiabilité et de professionnalisme.

Les entreprises doivent, par exemple :

• Respecter les normes d’archivage électronique (telles que la NF Z42-013).
• Assurer la protection des données personnelles selon le RGPD.
• Se préparer à la réforme de la facturation électronique obligatoire, effective dès 2026.

Ces exigences, souvent complexes, nécessitent des outils adaptés pour assurer sécurité, traçabilité et efficacité.

Les principaux défis de la conformité documentaire

Un cadre législatif en constante évolution

Les réglementations varient selon les secteurs et deviennent de plus en plus strictes. Archivage probant, sécurité des données personnelles, factures conformes aux nouveaux formats (comme Factur-X)… Les entreprises doivent rester à jour en permanence.

Des audits et contrôles réguliers

Les autorités fiscales ou juridiques multiplient les contrôles. Une mauvaise traçabilité ou un document introuvable peut entraîner des sanctions lourdes et fragiliser l’entreprise.

Comment une solution GED vous aide à rester en conformité ?

1.   Un archivage électronique fiable

Un système d’archivage certifié garantit l’intégrité et la pérennité des documents grâce à des fonctionnalités avancées : horodatage, signature électronique, métadonnées, conservation sécurisée. Les normes comme NF Z42-013 assurent que les documents restent exploitables et infalsifiables pendant toute leur durée légale.

2.   Une conformité RGPD intégrée

La gestion des données personnelles est automatisée : identification, classement et suivi des traitements. Vous pouvez ainsi répondre rapidement aux demandes d’accès, de modification ou de suppression des données, et prouver votre conformité en cas de contrôle.

3.   Une transition facilitée vers la facturation électronique

Dès 2026, toutes les entreprises devront émettre et recevoir leurs factures sous format électronique conforme. Une GED adaptée propose :

La conversion automatique des factures au format requis (ex. Factur-X).

L’envoi, la réception et le classement automatisés des factures.

L’intégration avec les plateformes de dématérialisation agréées (PDP).

Cette approche proactive vous permet d’aborder la réforme sereinement, sans interruption de vos activités.

Quels bénéfices pour votre entreprise ?

La conformité en chiffres

• 48 % des entreprises considèrent la gestion des obligations légales comme l’un de leurs principaux défis administratifs (source : Insee).
• Une amende RGPD peut atteindre 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires mondial (source : CNIL).
• 65 % des entreprises ont subi au moins un contrôle réglementaire au cours des trois dernières années.

Ne subissez pas la réglementation, transformez-la en atout

Avec une solution GED adaptée, vous sécurisez vos documents, respectez vos obligations et facilitez vos processus quotidiens. La conformité devient alors non plus une contrainte, mais un véritable levier de confiance et de performance pour votre entreprise.

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